Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej 2022 wzór

Dokumentacja pracownicza — pojęcie dokumentacji obejmującej akta osobowe pracowników i pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentację prawniczą można przechowywać z postaci papierowej lub elektronicznej. Ma być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Na skutek nowelizacji przepisów Kodeksu pracy obowiązującej od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Wprowadzenie tej regulacji wynika ze zmian przepisów dotyczących okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Do 2019 roku okres przechowywania akt pracowników wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 roku doszło do zmiany okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. I tak w wypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat.

Okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, ustala się go bowiem na podstawie starych przepisów. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS-u oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. W tej sytuacji okres dziesięciu lat jest liczony od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a należy ją przechowywać 50 lat.

Informacja w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór

Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić oddzielne akta osobowe. Wszystkie dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Akta osobowe dzielą się na 4 części:

• część A — zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie
• część B — zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
• część C — zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy
• część D — odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika: 

• dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy
• dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego
• kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej