Jak napisać list

Listy, powszechna forma komunikacji.

Odkąd upowszechniła się wśród ludzi umiejętność pisania, list był, jest i pewnie jeszcze długo będzie podstawową formą komunikacji. Ten fakt wymusza praktycznie na każdym, by posiąść bodaj podstawową umiejętność jego redagowania i nie ma wielkiego znaczenia, czy chodzi o korespondencję prywatną, czy służbową.

Przez lata zostały wypracowane pewne formy i zasady pisania korespondencji. Bez względu na to, czy docelowo list będzie krótki, czy długi. Prywatny czy spełniający wymogi korporacyjne. Formalny czy nieformalny. Drukowany na papierze, czy w formie elektronicznej.

Co się kryje za tymi zasadami? Głównymi to potrzeby przekazania  merytorycznej i uporządkowanej treści, okazanie szacunku odbiorcy, fakt, by list trafił do właściwego adresata.

Pisanie listu: krok po kroku

Jak wygląda redakcyjna forma listu w kolejności, od góry do dołu.

Ten opis bardziej dotyczy formalnej korespondencji, ale zastosowanie tego układu w prywatnych listach błędem nie będzie. Jeżeli komuś wyda się to zbyt pretensjonalne, dopuszczalne są pewne korekty w tym względzie.

Adres nadawcy — w lewym górnym rogu umieszczamy swój pełny adres:

-  imię i nazwisko,

- miejscowość z kodem pocztowym

-  region

- ulica i numer

- warto pod spodem dodać telefon do kontaktu

Data — po prawej stronie u góry podajemy nazwę miejscowości i datę pisania listu.

Adres odbiorcy — poniżej podajemy pełny adres odbiorcy:

-  nazwa firmy

- tytuł oraz  imię i nazwisko oraz tytuł odbiorcy

- adres pocztowy.

W korespondencji osobistej zwykle pomijamy te formalne sformułowania, aczkolwiek następna zasada już nas obowiązuje.   

Powitanie/pozdrowienie — kolejny wiersz wstawiamy zwrot grzecznościowy, pozdrowienie.

W oficjalnych listach używamy formy Szanowny(a) Pan/Pani ( skrót Sz.P.), i tu imię i nazwisko odbiorcy.

Przy kontaktach bardziej poufałych możemy zacząć np. od przymiotnika  „Drogi……”, a w przypadku kontaktu bliskiego wręcz „Kochany….”.

W przypadku nieformalnego listu stosuje się też formę podania imienia odbiorcy, po którym wstawiamy przecinek.

Treść listu — Pisząc treść, stosujemy akapity oddzielające poszczególne myśli. Tak zwany blokowy tekst jest mało komunikatywny. Kolejne akapity warto też oddzielić jednym pustym wierszem.

Końcowy zwrot grzecznościowy — na końcu, także od akapitu wstawiamy „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam” lub im podobne. Pamiętajmy o wstawieniu  przecinka po określeniu, którym kończymy list, bez względu na to, czy jest to formalne, czy nieformalne pismo.

Tekst podpisu — pomijamy około trzech wierszy i podpisujemy się  imieniem i nazwiskiem.

W oficjalnej korespondencji  można również podać swoją funkcję, bądź  stanowisko.

Załączniki — jeśli zamierzamy dołączyć do listu jakiekolwiek załączniki, pomijamy  kolejny wiersz, od lewej strony wpisujemy słowo „Załącznik”, a pod spodem w kolejnych wierszach, stosując numerację dokumentów, podajemy ich  nazwę.

Praktyczne rady dotyczące listów osobistych.

- Listy o charakterze osobistym mogą być napisane zarówno odręcznie jak i wydrukowane na drukarce. Dopuszczalna jest mowa potoczna, nawet z regionalizmami.

- Na powitanie używamy nieformalnych zwrotów grzecznościowych  „Moja Kochana", "Mój Drogi", wraz z imieniem, lub tylko imię z przecinkiem po nim.

- Pamiętajmy, że pierwszy akapit z reguły jest traktowany jako umowny wstęp. Możemy to wykorzystać do wyrażenia powodu, dla którego piszemy.

- Kolejne akapity, to rozwinięcie, przekazanie informacji, uczuć, wyłuszczenie sedna sprawy, z jaką się zwracamy.

- Ostatni akapit, to podsumowanie, podziękowanie, zadanie różnorakich pytań, prośba o odpowiedź.

- PS czyli Postscriptum, czyli dopisek do listu umieszczony na końcu, dajemy poniżej naszego podpisu, od lewej strony.