Jak napisać zaproszenie? Wzór i przykłady zaproszeń

Zaproszenie: co to jest i jak napisać go idealnie!

Komputeryzacja wkroczyła praktycznie w każdą sferę życia. Za nią, dzięki Internetowi komunikatory i aplikacje stały się niejednokrotnie podstawowymi narzędziami mającymi usprawnić nasze zawodowe i prywatne działania.

Najpopularniejszy jest oczywiście sms i to dzięki niemu forma zaproszenia przybrała najprostszą z możliwych formę, typu - „Wieczorem jest u mnie impreza. Bądź o 20:-D”….. i po sprawie.

Dlaczego pisanie zaproszeń jest ważne?

Powodów, które sprawiają, ze napisanie dobrego, właściwego zaproszenia jest wiele:

Ranga

• Pierwszym, jakie się nasuwa, jest nadanie rangi wydarzeniu.
• Biorąc pod uwagę, że pierwsze wrażenie robi się raz, forma, styl i treść zaproszenia sprawia, jak zostanie odebrane „wydarzenie” na które, zapraszamy.
• Jeśli organizowane spotkanie, wydarzenie ma formę profesjonalną, zapraszanie przy pomocy, chociażby sms-ów, wydaje się niewłaściwe.
• Jeżeli chcemy, by zaproszenie zostało potraktowane poważne, a więc było skuteczne, musi być również profesjonalne.
• Dodatkowo zdajmy sobie sprawę, że zaproszenie może spełnić funkcję pełnej informacji o wydarzeniu. Mamy okazję zamieścić wszelkie szczegóły ważne dla wydarzenia, takie jak: temat, czas trwania, wymagany strój, dane o zaproszonych – liczbie czy relacji zapraszanego z nim i inne. 
• Im mniej domysłów po przeczytaniu zaproszenia, tym lepiej

Wzbudzenie zainteresowania

Jeżeli odbiorca, po zapoznaniu się zaproszeniem, jest bardziej podekscytowany od samego zapraszającego, to można wyciągnąć tylko jeden wniosek, a mianowicie taki, że konstrukcja tego przekazu była wzorowa.

Oczekiwanie

Pisemne zaproszenia zdecydowanie nadają się do budowania emocji oczekiwania na zbliżające się wydarzenie. Intrygujący list, nawet na niezbyt wielkiej rangi imprezę może wywołać sporo głębszych emocji!

Cel zaproszenia

Większość imprez ma ograniczoną liczbę miejsc z powodów lokalowych i czasowych.  Jednym z głównych celów stworzenia zaproszenia jest pełna kontrola nad listą gości  przybywających na przykład kilka godzin czy dni przed wydarzeniem. 

Rodzaje zaproszeń

Ze względu na rodzaj wydarzenia wyróżniamy  dwa rodzaje zaproszeń – formalne i nieformalne.

Formalne, to zaproszenia wysyłane na oficjalne wydarzenia: spotkania biznesowe, ceremonie, wystawy, jubileusze publiczne i inne.

Nieformalne, kierujemy do rodziny i znajomych na przyjęcia organizowane tylko w tym kręgu. 

Jak piszemy list z zaproszeniem?

Krok 1. Piszemy temat. 

- forma e-mail: nagłówek

– forma drukowana: element u góry, powinien informować o głównym przekazie naszej informacji.

Przykład: „Zaproszenie na uroczystość odsłonięcia tablicy pamiątkowej”

 

Krok 2. Zamieszczamy swój znak graficzny.

Gdy piszemy formalne zaproszenie spersonalizowanie, jest to wymogiem koniecznym. Dodaje też prestiżu. Może to być nazwa własna lub forma graficzna w postaci logo.

 

Krok 3. Podajemy adres nadawcy

Należy go zamieścić, był ułatwić osobie zapraszanej kontakt z nami choćby w celu potwierdzenia przybycia.

 

Krok 4. Podajemy datę nadania

Po podaniu adresu nadawcy należy podać datę wysłania zaproszeń.

Forma daty powinna być czytelna i jej układ znany odbiorcy np.  10-08-2022 lub 10 sierpnia 2022.

 

Krok 5. Podajemy adres odbiorcy

Podanie adresu odbiorcy, wraz z wpisaniem jego nazwisk, jest oczywiste. Zwracamy uwagę, by nie popełnić jakiegoś błędu literowego. Warto dodać formę grzecznościową typu Szanowna(y) Pani/Panie, Pan Dyrektor. Dobrze widziane jest wyróżnienie pismem półgrubym lub kursywą. Zawsze należy poczynić starania by  wpisać pełne imię i nazwisko osoby, do której wysyłamy pismo. 

 

Krok 6. Piszemy treść zasadniczą.

Powinniśmy zacząć swój list z zaproszeniem od zwrotów grzecznościowych, takich jak:

- Miło nam Cię powitać…

- Będziemy zaszczyceni, aby powitać Cię jako gościa…

- Pana obecność sprawi wszystkim wielka radość…

 - W imieniu Zarządu i członków naszej organizacji serdecznie witamy…

Umieszczenie takich zwrotów, to okazanie szacunku osoby zapraszanej i radości z jej przybycia  na wydarzenie.

 

Po tym, wstępie jasno i precyzyjnie w pierwszym akapicie określamy intencję wydarzenia. Wymieniamy podstawowe informacje, takie jak data, godzina rozpoczęcia  i adres wydarzenia.

W drugim akapicie określamy  siebie jako gospodarza wydarzenia.

 

W dalszej kolejności opisujemy cel wydarzenia i powód, dlaczego uważamy, że adresat listu powinien przybyć na wydarzenie.

Warto dołączyć więcej informacji o wydarzeniu. Choćby minutowy program, o ile taki istnieje.

Jeśli spotkanie ma patronów lub gości honorowych można ich również wymienić w tekście.

 

Krok 7. Informacje dodatkowe

Bezwzględnie dokonujemy stosownego wpisu, jeżeli goście będą przy wejściu zobligowani do dokonania jednej z poniższych czynności:

- wypełnienie formularza rejestracyjnego,

-  o okazanie zaproszenia,

-  o posiadanie określonych przedmiotów lub dokumentów,

- przy zobowiązaniu do stawienia się w określonym stroju,

czy inne.

Jeśli wydarzenie sugeruje, że do dobrego tomu należałoby przybyć z określonym prezentem, a zapraszający nie chce go otrzymać, także dopisujemy stosowną formułkę typu: „Proszę nie przynosić prezentów”.

 

Krok 8. Zakończenie

Wyrażamy wdzięczność odbiorcy za rozważenie przybycia.

Jeśli zamierzamy upewnić się telefonicznie, czy zapraszany przybędzie, uprzedźmy o dacie połączenia.  

 Podjemy także konkretny termin, w jakim będziemy oczekiwać potwierdzenia przybycia. 

Kończąc, wpisujemy swoje dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu itp.) oraz deklarację udzielenia wszystkich odpowiedzi związanych z przebiegiem planowanego wydarzeniem.

 

Krok 9. Sprawdzamy treść listu

Zanim wyślemy zaproszenie, robimy dokładną korektę treści od strony gramatycznej, stylistycznej, interpunkcyjnej i merytorycznej.

Doskonale się sprawdza przy tej czynności, poproszenie osoby drugiej o sczytanie zaproszenia pod tym kątem.

 

I to wszystko. Samych udanych wydarzeń przy 100% frekwencji